3 de dezembro de 2018

Como transformar reuniões em encontros produtivos?

A palavra reunião muitas vezes carrega consigo um sentido depreciativo no ambiente corporativo. Vem carregado de adjetivos como monótona, improdutiva, desgastante, desnecessária.

 

Mais que um encontro com colegas de trabalho,  as reuniões corporativas exigem diferentes níveis de organização e planejamento e podem ser muito produtivas, dependendo do objetivo que se quer atingir. Listamos abaixo os principais tipos de reunião empresarial e suas características. Vamos a elas:

 

1) Reuniões de acompanhamento

São encontros dirigidos a colaboradores que acabaram de entrar na empresa durante o período de adaptação (podem durar de três a seis meses, uma vez por semana ou a cada 15 dias). O objetivo é orientá-los quanto às funções do novo cargo e à busca de resultados.

 

2) Reuniões de avaliação

Têm a função de classificar o desempenho do colaborador, apontando ações positivas e o que pode ser melhorado, com o estabelecimento de novos objetivos. Elas requerem muita atenção e preparação ao longo dos meses, podendo ser realizadas em períodos de seis em seis meses ou em intervalos maiores.

 

3) Reuniões informativas

São meios de passar informação aos trabalhadores e de receber informações por parte dos diversos setores. O objetivo é coordenar esforços para manter todos os setores em harmonia, com acesso ao mesmo tipo de informação visando melhorar a  eficácia e os resultados do trabalho.

 

4) Reuniões formativas

São lideradas por pessoas especialistas em um determinado tema ou tarefa, que passam procedimentos e conhecimentos ao restante dos participantes.

 

5) Reuniões de tomada de decisão

São discutidos e levantados todos os dados relativos a um problema, de forma a encontrar um certo número de soluções e de analisar cada uma delas, até se chegar a uma decisão. É uma reunião que exige a presença de líderes em cada setor da empresa, para que as decisões tomadas sejam postas em prática o mais rapidamente possível.

 

6) Reuniões criativas

Menos formal, neste tipo de reunião os trabalhadores pensam em grupo e lançam ideias abertamente, no estilo brainstorming (tempestade de ideias) para descobrir novas estratégias de trabalho. São menos objetivas e produtivas e os participantes devem estar com uma mente mais aberta para darem boas sugestões.

 

Mas como fazer uma reunião produtiva?

Evitar desperdiçar tempo é o que uma empresa de qualidade almeja quando o assunto são reuniões produtivas. Vários itens contribuem para que uma reunião renda bons frutos. São eles:

 

Definir apenas um objetivo por reunião

Tratar de vários assuntos que não têm conexão lógica acaba gerando discussões paralelas e desviando a atenção dos participantes para temas que não têm grande importância naquele momento. Por isso, é fundamental focar em apenas uma meta para a reunião e aprofundar nela.

 

Convidar apenas quem interessa

Não adianta convidar 10 ou 15 pessoas que não necessariamente contribuirão com a pauta da reunião. O ideal é subdividir os grupos para facilitar o envolvimento e a participação de todos.

 

Delegar tarefas

Na reunião, determine o prazo, o responsável e o resultado esperado de cada ação a ser tomada. Não se esqueça de checar o entendimento sobre o que foi solicitado e aquilo que a pessoa entendeu.

 

Faça reuniões nos dias mais improdutivos

Procure perceber dias e horários da semana em que as pessoas estão menos sobrecarregadas e marque as reuniões nesses momentos. Sendo assim, elas terão mais tempo para dar boas ideias e ainda estarão com a cabeça mais leve das atividades laborais diárias.

 

A mais importante das dicas é aproveitar cada reunião, indicando avanços e resultados obtidos desde o encontro anterior. Só assim, as reuniões serão interessantes e produtivas.

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